灵邮企业邮箱 · 全功能图文手册
从登录到离职交接，覆盖全部功能的使用方法 · 员工版 & 管理员版 · 可直接 Ctrl+P 打印留存
01快速上手
1.1 登录邮箱
https://email.企业域名），进入登录页。1.2 界面导览
1.3 忘记密码
联系企业管理员，在后台「账号管理 → 重置密码」为您设置新密码；重置后您第一次登录会再次要求修改密码。
02写邮件与定时发送
2.1 写一封邮件
2.2 定时发送
2.3 回复 / 转发 / 撤回
打开邮件后使用详情工具栏：↩ 回复（自动带引用与 Re: 主题）、↪ 转发；自己发出的邮件在 30 分钟内可 ↺ 撤回（仅同域收件人生效，撤回后对方邮箱中该邮件被删除）。
2.4 转发带附件
点 ↪ 转发 时，原邮件的全部附件会自动附带到新邮件（提示条显示附件数量），收件人直接获得完整资料；附件为独立副本，与原邮件互不影响。
2.5 常用语（快捷回复）
2.6 未读角标
浏览器标签页标题实时显示未读数（如 (3) 灵邮），多标签办公不错过新邮件。
2.7 草稿
点击「存草稿」随时保存；再次编辑同一草稿会更新原稿而非新建。草稿箱在左侧文件夹中。
03附件管理
3.1 添加附件
3.2 接收附件
阅读邮件时附件区每个附件都有「下载」和「预览」（图片/PDF/文本可直接预览）；多个附件可点 打包下载 一次下载全部（ZIP 压缩包，重名自动加序号）。
04收件箱与邮件管理
4.1 文件夹
系统文件夹：收件箱 / 已发送 / 草稿箱 / 垃圾箱 / 星标邮件。点击「＋ 新建文件夹」创建自定义文件夹；悬停自定义文件夹出现 ✕ 可删除（其中邮件自动移入垃圾箱）。
4.2 批量操作
4.3 会话视图
列表右上角切换 邮件 / 会话。会话视图把同一主题的往来聚合成一条，点开查看完整对话流，适合跟踪多轮沟通。
4.4 高级搜索
搜索框下方「高级搜索 ▾」展开：按发件人、仅未读、有附件、时间范围（今天/近7天/近30天）组合筛选。
4.5 星标与重要
打开邮件点 ★ 星标 收藏；星标邮件集中在「星标邮件」文件夹。
4.6 全部标为已读
邮件列表顶部 全部已读：一键清除当前文件夹全部未读（星标文件夹则清星标邮件的未读）。
4.7 容量告警
侧栏容量条使用达 80% 变红并提示；请清理大附件邮件或联系管理员扩容。
05通讯录与群组
5.1 联系人
5.2 邮件群组
管理员在后台创建群组（如 all@corp.com 全员组），给群组地址发信即全员送达。员工在「群组」页签可查看可用的群组列表。
06外部邮箱代收（POP3 / IMAP）
把您其他的邮箱（QQ/163/Gmail/企业邮箱等）的邮件自动拉取到灵邮统一查看。
6.1 添加代收
6.2 获取授权码（以 QQ 邮箱为例）
07账号安全
7.1 首次登录强制改密
新开通账号（或管理员重置密码后）首次登录时，系统强制弹出修改密码窗口，未完成修改无法使用邮箱。请设置 6 位以上、不同于初始密码的新密码。
7.2 自助修改密码
7.3 登录保护
密码连续输错 3 次锁定 300 秒；同一 IP 短时间内多次失败会被临时限制。忘记密码请联系管理员重置。
08离职交接与受托查看
8.1 管理员：建立离职交接
8.2 交接人：受托查看
交接人登录自己的邮箱后，左侧出现「— 受托查看离职邮箱 —」下拉，选择离职同事邮箱即可切换查看其历史邮件（仅查看类操作，不能代替其发信/删除）。在离职账号的邮件里可正常使用 EML 导出 / 附件打包，把资料带走归档。
8.3 取消交接
后台交接列表点「取消」，离职账号自动恢复登录（如误操作可撤销）。
09导出与合规（EML / ZIP）
9.1 导出单封邮件（EML）
9.2 打包下载全部附件（ZIP）
附件区 打包下载 一键下载整封邮件的全部附件，重名文件自动加序号。
9.3 审计导出（管理员）
管理后台「邮件审计」检索到目标邮件后，详情窗可「导出 EML」，满足合规取证与数据移交。
10管理员后台
管理员从企业工作台进入「灵邮管理台」，包含以下模块：
| 模块 | 功能 |
|---|---|
| 📊 仪表盘 | 域名/账号/群组/部门统计、今日收发、定时任务健康（心跳监控） |
| 🌐 域名管理 | 添加邮箱域名，按指引在 DNS 配置 MX/SPF/DKIM 后点验证 |
| 👤 账号管理 | 创建/编辑账号、容量配额、角色、部门归属、重置密码、离职交接 |
| ⚡ 批量开通 | 粘贴「邮箱 姓名」多行 + 统一初始密码 + 部门，一次开通最多 200 个 |
| 👥 邮件群组 | 创建群组邮箱（如 all@corp.com）、管理成员、是否允许外部发信 |
| 🔍 邮件审计 | 跨账号检索全公司往来邮件（关键词/账号/方向/日期），详情纯文本查看，可导出 EML |
| 📋 日志审计 | 登录/收发/交接等全量操作日志 |
| ⚙ SMTP 配置 | 发信服务器、每日限额、撤回窗口等 |
10.1 创建账号要点
姓名@企业域名；设置容量与角色（普通/管理员）。10.2 SMTP 发信配置
「SMTP配置」填入发信服务器（如 smtp.exmail.qq.com:465 SSL）、账号与授权码。未配置时邮件仅存入已发送（演示模式），配置后真实外发。
10.3 定时任务健康
仪表盘展示三个后台任务心跳（定时发送 / POP·IMAP代收 / 自动维护），异常时检查服务器 crontab（/etc/cron.d/saas_email）。
11Webhook 集成（新邮件回调）
把新邮件事件实时推送到企业自建系统（OA/CRM/机器人）。
11.1 配置
11.2 验证签名（接收方）
每次回调带两个请求头：X-Lingyou-Timestamp 与 X-Lingyou-Signature。签名算法：
signature = HMAC-SHA256( 请求原始JSON体, 密钥 )
// PHP: hash_hmac('sha256', $body, $secret)
// Node: crypto.createHmac('sha256', secret).update(body).digest('hex')
回调体结构：{event:"new_mail", timestamp, tenant_id, account_id, mail:{message_id, from_email, from_name, subject, to_list, body_preview}}。返回 2xx 视为送达；失败自动记录 last_error/fail_count。
13企业开通指南（购买后启用 · 管理员必读）
灵邮为多租户 SaaS 应用：每家购买企业是一个独立租户，数据、域名、账号、配置完全隔离。开通全流程如下（平台运营协助 + 企业自助）：
① 平台开通租户
购买后由平台运营在总台创建企业租户（分配租户管理员账号/初始密码），并在工作台为企业装配「灵邮·企业邮箱」应用（免费/按合同）。完成后企业会获得：租户工作台地址 + 管理员账号 + 初始密码。
② 装配与进入管理台
③ 绑定专属域名（推荐）
联系平台运营为企业绑定专属访问域名（如 mail.企业域名），绑定后员工与管理员通过专属域名直达，管理与员工入口分离。
④ 验证邮箱域名
姓名@企业域名 邮箱。⑤ 配置发信 SMTP
「SMTP配置」填入发信服务器（企业邮箱服务商提供，如 smtp.exmail.qq.com:465 SSL）与专用授权码。未配置时系统处于演示模式（邮件仅入已发送箱）。
⑥ 开通员工账号
单个创建或「批量开通」粘贴名单；设置部门与容量；统一初始密码下员工首次登录强制改密。建议同步建立常用群组（全员/部门组）。
⑦ 分发登录
⑧ 安全加固（推荐）
开通检查清单
管理台「仪表盘」内置开通检查清单（域名/SMTP/账号/员工登录/cron 心跳/专属域名/订阅有效期七项），逐项绿勾即正式运营。
购买与续费（年费订阅）
| 项目 | 说明 |
|---|---|
| 计费模式 | 年费订阅制（打包价 ¥980/年，不限账号数），区别于同行按账号数计费，简单透明 |
| 试用 | 新开通企业 30 天试用（trial_days），试用期内全功能开放 |
| 购买 | 联系平台运营商下单支付；支付成功后系统自动写入/顺延订阅有效期（平台订单体系，自动到账） |
| 到期提醒 | 管理台仪表盘订阅卡片：剩余 30 天黄色提醒、7 天红色告警；请提前续费 |
| 到期处置 | 到期后平台自动限制应用访问（数据保留不丢失），续费后立即恢复 |
| 订单查询 | 管理台订阅卡片展示最近 5 笔订单（单号/金额/支付状态） |
14暗门入口与谷歌安全
14.1 什么是暗门入口
管理台默认不在公网暴露（专属域名下管理页返回 404）。开启暗门后，平台会提供一个秘密路径的独立登录通道（形如 https://专属域名/ly-gate-xxxxxxxx/），企业租户管理员凭「账号 + 密码 + 谷歌验证器动态码」直接登录管理台，无需经平台工作台中转。
14.2 谷歌验证器（2FA）
14.3 开关
12常见问题 FAQ
确认使用完整邮箱地址；密码连续错 3 次会锁 300 秒，稍后再试或找管理员重置。
这是安全策略：新账号/重置密码后必须先改密。按提示设置新密码保存后重新登录即可。
管理员需在后台「SMTP配置」填写发信服务器与授权码；未配置时邮件仅入已发送箱（演示模式）。
① 确认外部邮箱已开启 POP3/IMAP 服务；② 密码处填授权码而非登录密码；③ 查看代收列表的错误提示（红色）定位原因；④ 点「收信」手动触发测试。
可执行类文件（exe/js/php 等）被安全策略拦截；普通文件请重试或使用「打包下载」。若仍失败联系管理员检查服务器存储。
撤回仅对自己「已发送」的邮件开放，且需在管理员设定的撤回窗口（默认 30 分钟）内、收件人同域。
正文+附件计入容量（侧栏容量条实时显示）；垃圾箱 30 天自动彻底清理，误删请及时从垃圾箱恢复。
系统自动退避重试 3 次（+5/10/15 分钟）；仍失败会在「设置 → 定时发送队列」标记失败原因，可「立即发送」手动重试。
为安全考虑，系统会剥离邮件中的可执行脚本与危险内容，个别复杂排版可能简化显示；正文原始内容可通过 EML 导出查看。
管理员建立「离职交接」并勾选"新邮件转发"——旧邮箱新信自动转给交接人，同时发件人收到离职自动回复。